教您如何提高Excel数据录入效率

在工作中经常要录入大批保留三位小数的数据表，数据范围为0.001～100.000，由于大部分数据集中0.001～0.010之间，这样输入一个数据就需要击键5次，录入速度比较慢。能不能提高输入速度呢？经过研究，笔者发现通过对数据格式进行重新定义可大大提高录入效率，如输入“0.001”只需输入“1”即可，下面是具体的实现方法和步骤：

方法一：自动设置小数点

1. 选定需要输入数据的单元格；

2. 在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡；

3. 选中“自动设置小数点”复选框；

4. 在“位数”框中，输入小数位数，本例中输入“3”；

5. 单击“确定”按钮，开始输入数据。

编辑提示：“位数”框中可输入正数，也可以输入负数。例如，如果在“位数”框中输入“3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为“0.001”。如果在“位数”框中输入“-3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为 “1000”；在选择“自动设置小数点”选项之前输入的数字不受小数位数的影响。

方法二：自定义数据格式

1. 选定需要输入数据的单元格；

2. 在“格式”菜单上，单击“单元格”，选中“数字”选项卡；

3. 在“分类”下拉框中选中“自定义”；

4. 单击“类型”输入框，输入新的格式类型“0.000,”，注意逗号“,”为半角英文字符，而非中文全角标点；

5. 单击“确定”按钮，开始输入数据。

编辑提示：可以通过自定义“类型”来定义数据小数位数，在数字格式中包含逗号，可使逗号显示为千位分隔符，或将数字缩小一千倍。如对于数字“1000”，定义为类型“＃　＃＃＃”时将显示为“1　000”，定义为“＃　”时显示为“1”。

不难看出，使用以上两种方法虽然可以实现同样的功能，但仍存在一定的区别：使用方法一更改的设置将对数据表中的所有单元格有效，方法二则只对选中单元格有效，使用方法二可以针对不同单元格的数据类型设置不同的数据格式。使用时，用户可根据自身需要选择不同的方法.